Une séance de réunion requiert la présence d’un comité d’animation apte à organiser et diriger la réunion. Sur le plan professionnel, une réunion est souvent constituée d’un chef d’équipe et ses subordonnés, et généralement, d’un maître de conférences.
Il n’est pas question d’improvisation et même si l’ordre du jour peut varier légèrement, le planning doit être mis en place à l’avance. En réunion, tout doit être établi au préalable. Pour être efficace dans ce rôle, mener à bien la réunion et répartir ensuite les objectifs et plans d’action qui en découlent, une formation spécialisée peut être de grand intérêt.
La formation, clé de réussite d’une réunion
La réussite d’une séance de réunion repose grandement sur l’efficacité de l’animateur. Dans la formation de conduite de réunion, celui-ci apprend tous les points cruciaux d’organisation, d’intervention et de gestion de déroulement d’une réunion.
Pour l’animateur en particulier, la formation a pour but de développer ses qualités personnelles. Il y a des comportements à apprendre pour tenir le rôle d’animateur de réunion. En font partie :
- le savoir-faire dans l’organisation de dialogue,
- la maîtrise de la relation du groupe,
- et la prise de décision à la fin de la réunion.
La formation conduite de réunion permet à un futur animateur de faire une simulation de réunion et prévoir toutes les possibilités de circonstance lors de la séance. L’apprentissage permet également de s’adapter aux différents genres de réunion, comme une réunion de direction ou une réunion d’équipe commerciale, ainsi qu’aux cas de figure et aux interlocuteurs auxquels le meneur sera certainement amené à faire face, et aux situations de gestion qui en découlent.
Les étapes à connaître pour conduire une réunion
La réunion comprend des règles comment savoir gérer les temps d’intervention et la durée globale de la réunion, aborder tous les aspects de l’ordre du jour et ne pas perdre de vue les objectifs.
Une formation de conduite de réunion comprend généralement 3 étapes : la préparation, l’animation et le compte-rendu.
Dans la première étape, le futur animateur de réunion apprend les manières de fixer le thème ou l’objet de la réunion. Dans la pratique, il définit les objectifs à atteindre pour la séance en déterminant à l’avance un plan ou un ordre du jour. Avant tout, il est chargé de mettre en place la logistique et l’établissement de la liste des participants. Sur le plan logistique, l’animateur doit être apte à manipuler les différents matériels utilisés lors de la réunion. La manipulation des outils à la pointe de la technologie nécessite un apprentissage.
Dans la deuxième étape, il apprend tous les comportements à adopter lors de l’animation. Tout au long de la formation, le futur animateur saura prendre la place d’un leader et acquérir, entre autres de l’assertivité et de l’empathie. Dans son rôle l’animateur doit faire preuve de tact dans la communication avec chaque participant. Par exemple pour rejeter une proposition, il apprend à refuser avec souplesse, sans pour autant imposer ses choix. La formation est également axée sur la gestion de prise de parole. L’animateur doit être capable de maintenir l’ordre lors de la séance, particulièrement pour gérer les points de vue divergents.
Dans la troisième étape, l’animateur apprend à déduire les différents points abordés et lister les objectifs atteints ou les actions à mener dans un compte-rendu de réunion.
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